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如何制定您的展覽工程方案?

時間:2009-08-24   

好展會網(wǎng)】 一、基本事項(xiàng) <br />  1. 展覽會名稱或展覽項(xiàng)目名稱(全稱、簡稱、中文、外文) <br />  2. 展覽日期 <br />  3. 開館時間 <br />  4. 會場地點(diǎn) <br />  5. 會場使用日期 <br />  6. 展覽內(nèi)容 <br />  7. 展覽性質(zhì)(貿(mào)易、批發(fā)、零售、宣傳、招商等) <br />  8. 觀眾性質(zhì)和入場方式 <br />  9. 展出者數(shù) <br />  10. 展出目的 <br />  11. 展出內(nèi)容 <br />  12. 展出面積、展出規(guī)模(參展公司數(shù)等) <br />  13. 主辦者 <br />  14. 協(xié)辦者、贊助者、支持者 <br />  15. 承辦者 <br />  (該概要主要供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握,并可以做宣傳基本資料) 二、總體安排 <br />  1. 成立籌備組,籌備人員分工 <br />  2. 制定工作方案 <br />  3. 制定工作日程 <br />  4. 制定費(fèi)用預(yù)算 <br />  5. 確定合作者,商量分工、落實(shí)方案、簽訂協(xié)議 <br />  6. 召開籌備人員會議 三、設(shè)計(jì)實(shí)施 <br />  1. 設(shè)計(jì) <br />  (1) 確定設(shè)計(jì)整體要求、風(fēng)格、標(biāo)志、色調(diào)等 <br />  (2) 選擇或委托設(shè)計(jì)人員或設(shè)計(jì)公司并交代設(shè)計(jì)要求 <br />  (3) 進(jìn)行場地和施工設(shè)計(jì):平面設(shè)計(jì)、單元設(shè)計(jì)、施工設(shè)計(jì)、道具設(shè)計(jì) <br />  (4) 宣傳設(shè)計(jì):廣告、海報、資料、資料袋、信封、信紙等 <br />  (5) 特殊設(shè)計(jì):大門、裝飾、問訊臺等 <br />  (6) 內(nèi)部審查、外部(展覽會等)審查 <br />  (7) 修改設(shè)計(jì) <br />  (8) 向參展公司提出設(shè)計(jì)施工方面的要求 <br />  2. 施工:選擇、委托施工公司(索報價、洽談、簽約),安排、監(jiān)督施工 <br />  3. 會場 <br />  (1) 確定面積 <br />  (2) 索資料和圖紙(規(guī)定、圖紙、申請表、合同等) <br />  (3) 選擇場地、租用場地 <br />  (4) 基本設(shè)施:地面、負(fù)荷、照明、電、水、氣、空調(diào)、消防、擴(kuò)音設(shè)備、倉庫、辦公室、會議室等 <br />  (5) 需要注意的事項(xiàng):通道寬度、緊急出口、禁止明火、禁煙、限高等 <br />  (6) 展期的展場管理、保衛(wèi)、清掃 <br />  4. 展臺 <br />  (1) 基本設(shè)施:尺寸、用料、地面覆蓋物、地毯、框、架、板、司標(biāo)板、照明、桌、椅、廢紙簍等 <br />  (2) 租用設(shè)施:展柜、展架、模型、模特兒、衣架、燈具、花草等 <br />  (3) 其他服務(wù):電、水、氣等 <br />  5. 辦公室、接待室、備餐室、休息室 <br />  (1) 家具:沙發(fā)、茶幾、辦公桌、椅、備餐桌等 <br />  (2) 用具:電話、傳真、復(fù)印機(jī)、打字機(jī)、電腦、冰箱、燒水器、爐、茶具、咖啡具等 <br />  6. 道具運(yùn)輸,包括去程和回程:道具裝箱、制作清冊等 <br />  7. 施工安排 <br />  (1) 特殊道具制作:文圖、大門、問訊臺等 <br />  (2) 現(xiàn)場施工,包括搭建、展品布置和拆除:日期、時間、人員、監(jiān)督、交接 <br />  (3) 展出期間展臺維護(hù) 四、展品運(yùn)輸 <br />  1. 參展公司 <br />  (1) 招展,宣傳、寄發(fā)申請表 <br />  (2) 確認(rèn)申請,召開展出者籌備會議,發(fā)或寄有關(guān)資料:展覽會概況、聯(lián)系地址、工作日程、運(yùn)輸安排、設(shè)計(jì)要求、行政安排等 <br />  2. 展品 <br />  (1) 公司安排的展品、模型(種類、范圍、數(shù)量等) <br />  (2) 統(tǒng)一征集、調(diào)轉(zhuǎn)、采購的展品 <br />  (3) 裝箱前測試將操作演示的展品 <br />  (4) 準(zhǔn)備或要求準(zhǔn)備展品說明包括技術(shù)數(shù)據(jù)說明、文圖說明 <br />  (5) 安排或要求安排包裝 <br />  (6) 大型展品比如機(jī)械設(shè)備運(yùn)抵展臺后安排組裝調(diào)整 <br />  3. 運(yùn)輸 <br />  (1) 安排運(yùn)輸日程:展品集中日期,辦理單證,展品陸運(yùn)發(fā)運(yùn)日期,展品海運(yùn)發(fā)運(yùn)日期,辦理通關(guān)和保稅手續(xù),展品運(yùn)至展臺時間,空箱儲存、回運(yùn),回運(yùn)展品、道具時間,辦理結(jié)關(guān)、回運(yùn)手續(xù),回運(yùn)發(fā)運(yùn)日期 <br />  (2) 選擇運(yùn)輸公司和代理:索報價、比價、談判、簽約 <br />  (3) 集中展品、理貨 <br />  (4) 租船:船名、船期 <br />  (5) 裝箱:集裝箱或木套箱,落實(shí)箱源 <br />  (6) 安排裝車、裝船 <br />  (7) 國外運(yùn)輸安排:通關(guān)、運(yùn)至展臺、開箱清點(diǎn)、空箱存放和回運(yùn)、結(jié)關(guān)、安排回程運(yùn)輸 <br />  (8) 回國運(yùn)輸安排:結(jié)關(guān)、港口至倉庫運(yùn)輸、分運(yùn)、開箱清點(diǎn)交接 <br />  4. 有關(guān)手續(xù)及單證:參展者辦理,組織者審核、匯總 <br />  (1) 作清冊(15份),內(nèi)容包括展品、免費(fèi)樣品、宣傳品、接待品、贈送品、工具等 <br />  (2) 做貨載衡量單 (8份),參展者辦,組織者匯總 <br />  (3) 辦出口許可證,注意一般許可或特別許可 <br />  (4) 做類別單 <br />  (5) 出具報關(guān)函、出口報關(guān)單 <br />  (6) 辦運(yùn)輸保險 <br />  (7) 辦商檢證(參展者辦) <br />  (8) 辦普惠制證明 <br />  (9) 辦原產(chǎn)地證明或領(lǐng)事認(rèn)證(組織者辦) <br />  (10) 出具免征港務(wù)費(fèi)函、包裝情況表,發(fā)委托裝船通知書 <br />  (11) 做裝箱單 <br />  (12) 裝車、船后索提單 五、宣傳廣告 <br />  1. 宣傳文字 <br />  2. 基本資料 <br />  (1) 展覽概要(單頁) <br />  (2) 展覽指南:公司介紹(名稱、地址)、展出內(nèi)容、產(chǎn)品介紹、展臺號等,平面圖、會場地圖、導(dǎo)向圖、詢問地址等 <br />  (3) 信封、信紙、資料袋 <br />  3. 宣傳對象:(貿(mào)易商、制造商、零售商、批發(fā)商、消費(fèi)者等) <br />  4. 宣傳渠道:(公關(guān)代理、廣告代理、使館、航空公司、貿(mào)易機(jī)構(gòu)等) <br />  5. 宣傳方式 <br />  (1) 新聞:新聞?wù)写龝?、記者接待室、新聞稿發(fā)布 <br />  (2) 刊物:在報紙、雜志、內(nèi)部刊物刊登廣告、消息 <br />  (3) 海報、招牌廣告 <br />  (4) 直接發(fā)函:組織者和參展者都寄發(fā),寄發(fā)給目標(biāo)觀眾、工商團(tuán)體、新聞機(jī)構(gòu)等 <br />  (5) 電視、電臺:刊登廣告、消息 <br />  (6) 記錄:攝像、攝影(開幕式、招待會、記者招待會、展場、洽談等) <br />  (7) 展覽會目錄:填交登錄材料、刊登廣告 <br />  6. 宣傳資料運(yùn)輸:裝箱、造冊 六、展臺工作和貿(mào)易活動 <br />  1. 準(zhǔn)備貨源、貨單、價格單、合同和成交條件 <br />  2. 編印詢問表、記錄表、統(tǒng)計(jì)表和其他表格 <br />  3. 選擇、培訓(xùn)展臺人員,并交代展臺工作要求 <br />  4. 布置展臺、檢查展臺文字、測試展品 <br />  5. 介紹、演示展品 <br />  6. 散發(fā)資料 <br />  7. 接待觀眾、接待記者、接待貴賓 <br />  8. 貿(mào)易洽談、成交 <br />  9. 調(diào)研:包括市場調(diào)研、展出設(shè)計(jì)布置和效果等 <br />  10. 報告會、講座 <br />  11. 統(tǒng)計(jì)、記錄 <br />  12. 展臺管理:安排輪班,現(xiàn)場工作安排、管理,維護(hù)展臺環(huán)境和秩序,監(jiān)督展臺人員的工作和效率,總結(jié)分析每天展出情況,采取必要的工作調(diào)整 <br />  13. 評估總結(jié) <br />  14. 后續(xù)工作 七、儀式 <br />  1. 開幕式/館日、招待會 <br />  日期、時間、地點(diǎn)、范圍、規(guī)模、程序、主賓、出席人(名單)、邀請(請柬、印刷、郵發(fā))、簽到(名片盒、簽到薄、簽字筆、胸牌、胸花)、儀式、講話(講話稿內(nèi)容、審核、翻譯、設(shè)備)、剪彩(立桿、彩帶、剪刀、手套、托盤、持彩托盤人、引導(dǎo))、參觀(路線、引導(dǎo)、解說)、招待會、備餐(人數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)、酒菜水內(nèi)容)、資料(展覽會介紹、講話稿、貴賓名單)、禮品 <br />  2. 邀請安排 <br />  (1) 邀請函或請柬格式 <br />  (2) 印制、寄發(fā)日程 <br />  (3) 邀請范圍、名單收集篩選 <br />  3. 人員安排 <br />  (1) 發(fā)言人 <br />  (2) 工作人員 <br />  4. 場地安排:大廳、貴賓室、簽到臺、租用布置 <br />  5. 用具、資料 <br />  (1) 用具:國旗、國歌磁帶或樂譜、簽到簿、簽到筆、名片盒、佩花、裝飾花、彩帶、立桿、剪刀、手套、托盤 <br />  (2) 資料:儀式程序表、講話稿、展覽介紹 <br />  6. 其他安排:停車、貴賓引導(dǎo)、安全、保衛(wèi)、消防 八、交際 <br />  1. 拜會:對象、日程、安排、資料、禮品 <br />  2. 宴請:對象、日程、邀請、地點(diǎn)安排、菜水安排、座位安排、講話安排 <br />  3. 禮品:購買、制作、包裝 <br />  4. 聯(lián)系征求支持單位 <br />  5. 發(fā)函致謝支持單位 <br />  6. 禮品、招待品裝箱造冊 九、行政 <br />  1. 展覽團(tuán):設(shè)立展覽團(tuán)管理體系,任命展覽團(tuán)管理人員,挑選展臺人員包括推銷人員、技術(shù)人員等,雇傭展臺輔助人員包括招待員、譯員,編制名單等 <br />  2. 證件:辦理簽證、展覽會入場證等 <br />  3. 交通:安排行期和路線、訂機(jī)、船、車票,向參展公司確認(rèn)或自行安排 <br />  4. 市內(nèi)交通:有些地方需要統(tǒng)一安排展臺人員上下班的交通 <br />  5. 住宿:統(tǒng)計(jì)要求,尋房、索價、談判、訂房,向參展公司確認(rèn)或自行安排 <br />  6. 膳食:統(tǒng)計(jì)要求,選擇餐廳、談價、訂餐,向參展公司確認(rèn)或自行安排 <br />  7. 服裝:統(tǒng)一制作或提出要求 <br />  8. 財務(wù):做預(yù)算、管理開支、支付費(fèi)用:展覽場地費(fèi)、施工費(fèi)、道具費(fèi)、水電費(fèi)、電話費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)、住房費(fèi)、廣告費(fèi)等
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