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展會(huì)時(shí)間

計(jì)劃明年去參加南非輪胎展會(huì),求操作方案?

時(shí)間:2011-09-19   來(lái)源:m.huangyali.cn   

問(wèn):公司里面計(jì)劃明年組織國(guó)外參展,現(xiàn)在開(kāi)始做計(jì)劃,但是之前都沒(méi)有這方面的經(jīng)驗(yàn),什么時(shí)間該準(zhǔn)備什么 ?求操作流程
答:12個(gè)月前
1、從展覽的規(guī)模、時(shí)間、地點(diǎn)、專業(yè)程度、目標(biāo)市場(chǎng)等各方面,綜合專家意見(jiàn),選定全年展覽計(jì)劃;
2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料;
3、選定場(chǎng)地;(一般而言,首次參加國(guó)際大展,較難取得最佳位置);
4、了解付款形式,考慮匯率波動(dòng),決定財(cái)務(wù)計(jì)劃;

9個(gè)月前
1、設(shè)計(jì)展覽結(jié)構(gòu);
2、取得展覽管理公司的設(shè)計(jì)批準(zhǔn);
3、選擇并準(zhǔn)備參展產(chǎn)品;
4、與國(guó)外潛在客戶及目標(biāo)顧客聯(lián)絡(luò);
5、制作展覽宣傳冊(cè); 

6個(gè)月前
1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng);
2、確定旅行計(jì)劃;
3、支付展場(chǎng)及其他所需服務(wù)的預(yù)先付款;
4、復(fù)查公司的參展說(shuō)明書(shū)、傳單、新聞稿等,并準(zhǔn)備必要的翻譯;
5、安排展覽期間翻譯員;
6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購(gòu)廣告促銷; 

3個(gè)月前
1、繼續(xù)追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng);
2、最后確定參展樣品,并準(zhǔn)備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品,帖上公司標(biāo)簽,贈(zèng)送索取樣品的客商;
3、將展位結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)做最后的決定;
4、計(jì)劃訪客回應(yīng)處理程序;
5、訓(xùn)練參展員工;
6、排定展覽期間的約談;
7、安排展覽現(xiàn)場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì);
8、購(gòu)買外匯; 

四天前
1、將運(yùn)貨文件、展覽說(shuō)明書(shū)等額外影印本放入公事包;
2、搭乘飛機(jī)至目的地;

三天前
1、抵達(dá),飯店登記;
2、視察展覽廳及場(chǎng)地;
3、咨詢運(yùn)輸商,確定所有運(yùn)送物品的抵達(dá);
4、指示運(yùn)輸承包商將物品運(yùn)送至?xí)?chǎng);
5、連絡(luò)所有現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)承包商,確定一般準(zhǔn)備就緒;
6、與展覽組織代表連絡(luò),告知通訊方法;
7、訪問(wèn)當(dāng)?shù)仡櫩停?br> 
兩天前
1、確定所有物品運(yùn)送完成;
2、查看所訂設(shè)備及所有用品的可得性及功能;
3、布置展位;
4、將所有活動(dòng)節(jié)目做最后的決定; 

一天前
1、將攤位架構(gòu)、設(shè)備及用品做最后的檢查;
2、將促銷用品發(fā)送直接分配中心;
3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前最后簡(jiǎn)報(bào); 

展覽期間
1、盡早到會(huì)場(chǎng);
2、于展覽第一天即將新聞稿送到會(huì)場(chǎng)的記者通訊廳;
3、實(shí)地觀察后盡早預(yù)約明年場(chǎng)地;
4、詳細(xì)記錄每個(gè)到訪客戶的情況及要求,勿憑事后記憶;
5、對(duì)于沒(méi)有把握的產(chǎn)品需求,不要當(dāng)場(chǎng)允諾,及時(shí)回報(bào)總部作出合理答復(fù),一旦應(yīng)承,必須按質(zhì)按期完成,以取得客戶合作信心;
6、每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào);
7、每天將潛在商機(jī)及顧客資料送回公司,即時(shí)處理及回應(yīng);  

展覽結(jié)束 1、監(jiān)督攤位拆除; 2、處理商機(jī); 3、寄出謝卡。

<span class="answerRef" rel="best" id="ref315199019">參考資料:http://www.shyadong.com/ExhibitionPlan/ExhibitionPlan.aspx

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